Rejestracja zbiórki publicznej: jak uniknąć odmowy MSWiA

Problem zaczyna się wtedy, gdy organizator pomyli zbiórkę publiczną ze zwykłą kampanią internetową, nieprawidłowo określi cel albo nie uzupełni braków w terminie.

Podstawowe zasady wynikają z ustawy z 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. Ustawa obejmuje wyłącznie zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze, czyli rzeczy, w miejscu publicznym. Przelew na rachunek bankowy, wpłata przez internet czy darowizna za pośrednictwem platformy crowdfundingowej nie są zbiórką publiczną w rozumieniu tych przepisów. Nie zgłasza się ich do MSWiA jako zbiórki publicznej.

Jeżeli jednak podczas marszu równości, koncertu, pikniku albo akcji ulicznej wolontariusze będą przyjmować gotówkę lub rzeczy, trzeba przejść procedurę zgłoszeniową. Zrób to przed rozpoczęciem akcji. Sprawdź cel zbiórki, powołaj komitet społeczny i pilnuj terminów. Najczęstsze problemy nie wynikają z kontrowersyjnego charakteru inicjatywy, lecz z prostych braków formalnych.

Kiedy zbiórka wymaga zgłoszenia

Pierwszy krok to prawidłowe zakwalifikowanie planowanej akcji. Nazwa wydarzenia nie ma decydującego znaczenia. To, że akcja jest prowadzona przez fundację, stowarzyszenie albo nieformalną grupę działającą na rzecz społeczności LGBT+, również nie przesądza jeszcze o obowiązku zgłoszenia.

Liczy się sposób przyjmowania świadczeń.

Zgłoszenie jest potrzebne, gdy zbierasz:

• pieniądze do puszek, skarbonek lub innych pojemników w miejscu publicznym;
• gotówkę przekazywaną bezpośrednio wolontariuszom;
• rzeczy przeznaczone na pomoc, na przykład odzież, żywność albo środki higieniczne;
• ofiary podczas wydarzenia dostępnego dla nieokreślonej grupy osób, jeżeli są przyjmowane fizycznie, w gotówce lub w naturze.

Miejsce publiczne należy rozumieć praktycznie. Może nim być ulica, plac, park, teren wydarzenia albo inna przestrzeń, w której zbiórka jest dostępna dla szerszego grona osób. Jeżeli wolontariusz stoi z puszką podczas marszu równości i przyjmuje banknoty lub monety, mamy do czynienia z klasycznym przykładem zbiórki publicznej.

Inaczej wygląda kampania oparta wyłącznie na przelewach. Jeżeli organizacja podaje numer rachunku bankowego albo uruchamia płatności online, nie jest to zbiórka publiczna podlegająca zgłoszeniu na portalu MSWiA. Taka kampania może podlegać innym zasadom, zwłaszcza dotyczącym rachunkowości, sprawozdawczości, ochrony danych albo statusu organizacji. Nie należy jednak zgłaszać jej jako zbiórki publicznej tylko dlatego, że jest skierowana do szerokiego grona odbiorców.

Najpierw ustal, co faktycznie przyjmujesz i w jaki sposób. Dopiero potem wybierz procedurę. Sama nazwa akcji nie zastąpi prawidłowej kwalifikacji prawnej.

Cel zbiórki musi mieścić się w dozwolonych ramach

MSWiA może odmówić zamieszczenia informacji o zbiórce, jeżeli jej cel jest niezgodny z prawem albo wykracza poza sferę zadań publicznych wskazaną w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Wyjątek dotyczy celu religijnego.

Nie oznacza to, że cel musi być opisany językiem ustawy. Powinien jednak być konkretny i możliwy do powiązania z legalnym działaniem społecznym. Ogólne hasło typu „wsparcie naszej działalności” jest słabsze niż opis wskazujący, komu i na co mają służyć środki.

Przy zbiórce związanej z marszem równości opisz cel w sposób odpowiadający rzeczywistemu działaniu. Może chodzić o organizację wydarzenia, zapewnienie materiałów informacyjnych, pomoc uczestnikom, działania edukacyjne albo wsparcie konkretnej grupy osób. Nie dopisuj celów, których organizator nie będzie realizował. Zbyt szeroki opis utrudnia późniejsze rozliczenie i może wzbudzić wątpliwości co do zgodności celu z przepisami.

Jeżeli akcja ma kilka zastosowań, rozdziel je w opisie. Wskaż, czy pieniądze zostaną przeznaczone na koszty organizacyjne, pomoc bezpośrednią, zakup rzeczy czy działania informacyjne. Cel nie musi być rozbudowany, ale musi być zrozumiały dla urzędu i osób przekazujących ofiary.

Komitet społeczny: trzy osoby i akt założycielski

Zbiórkę publiczną może organizować uprawniony podmiot, ale w praktyce wiele lokalnych akcji prowadzą komitety społeczne. Komitet nie jest luźną grupą osób, która po prostu ustaliła termin wydarzenia. Powstaje na podstawie aktu założycielskiego i musi spełnić ustawowe wymagania.

Komitet społeczny musi składać się z co najmniej trzech osób fizycznych posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Wybierz więc minimum trzy osoby, które mogą samodzielnie podejmować czynności prawne. Nie ograniczaj się do ustnego porozumienia ani do rozmowy na komunikatorze.

Akt założycielski

Uchwal akt założycielski komitetu przed wysłaniem zgłoszenia. Dokument powinien potwierdzać powołanie komitetu i wskazywać, że jego członkowie organizują określoną zbiórkę. Dane w akcie muszą być spójne z informacjami wpisanymi do formularza.

Zwróć uwagę na kilka elementów:

• skład komitetu musi obejmować minimum trzy osoby;
• dane osób w akcie powinny odpowiadać danym podanym w zgłoszeniu;
• cel zbiórki opisz tak samo w obu dokumentach;
• określ, kto działa w imieniu komitetu;
• podpisz dokument zgodnie z przyjętą formą jego sporządzenia;
• zachowaj akt, ponieważ brak tego dokumentu może spowodować wezwanie do uzupełnienia.

Nie twórz kilku wersji celu zbiórki. Jeżeli formularz mówi o pomocy osobom doświadczającym przemocy, a akt założycielski o finansowaniu wydarzenia, urząd może potraktować tę różnicę jako problem formalny albo merytoryczny. W dokumentach stosuj jeden, precyzyjny opis.

Sam komitet nie zastępuje zgłoszenia. Powołanie trzech osób i podpisanie aktu założycielskiego dopiero otwiera drogę do przekazania informacji o zbiórce.

Zgłoszenie zbiórki publicznej przez portal albo papierowo

Zgłoszenie możesz złożyć elektronicznie przez portal zbiorki.gov.pl lub w formie papierowej do MSWiA. Procedura elektroniczna jest szybsza i ogranicza ryzyko problemów z odczytaniem dokumentów. Forma papierowa nadal jest dopuszczalna, ale wiąże się z dłuższym terminem na publikację informacji albo wydanie decyzji.

Nie używaj pojęcia „wniosek o pozwolenie”. To nie jest właściwa procedura. Od 2014 r. organizator nie występuje o zgodę na przeprowadzenie zbiórki publicznej. Składa zgłoszenie, a minister ocenia, czy informacja może zostać zamieszczona w portalu.

Co przygotować przed wysłaniem

Przed rozpoczęciem wypełniania formularza zbierz w jednym miejscu:

1. dane organizatora albo członków komitetu społecznego;

2. akt założycielski komitetu, jeżeli zbiórkę prowadzi komitet;

3. dokładny opis celu;

4. planowany sposób prowadzenia zbiórki;

5. miejsce lub miejsca, w których będą przyjmowane ofiary;

6. przewidywany czas trwania akcji;

7. informacje potrzebne do późniejszego rozliczenia.

Nie wpisuj miejsca zbiórki w sposób, który nie pozwala go zidentyfikować. „Cała Polska” może być niewystarczające, jeżeli w rzeczywistości chodzi o kilka konkretnych wydarzeń. Przy akcji objazdowej opisz zakres działania tak, aby było jasne, gdzie i kiedy wolontariusze będą przyjmować gotówkę lub rzeczy.

Jeżeli zbiórka ma towarzyszyć marszowi równości, wskaż wydarzenie i jego lokalizację w sposób zgodny z posiadanymi informacjami. Gdy trasa lub miejsce nie są jeszcze ostateczne, nie podawaj danych przypadkowych. Lepiej przygotować spójny opis niż później tłumaczyć rozbieżności między zgłoszeniem a rzeczywistym przebiegiem akcji.

Elektroniczne zgłoszenie

Zgłoszenie przez portal zbiorki.gov.pl trafia do systemu elektronicznie. Dla zgłoszeń elektronicznych termin na opublikowanie informacji o zbiórce albo wydanie decyzji o odmowie wynosi 3 dni robocze.

Termin liczy się w dniach roboczych, nie kalendarzowych. Sobota, niedziela i dni ustawowo wolne od pracy nie przyspieszają procedury. Nie planuj więc pierwszego dnia zbiórki bezpośrednio po wysłaniu formularza. Zachowaj margines, zwłaszcza gdy akcja ma odbyć się w konkretnym terminie.

Elektroniczne złożenie formularza nie oznacza automatycznej akceptacji. Po wysłaniu sprawdź, czy zgłoszenie zostało prawidłowo przekazane i czy system nie sygnalizuje braku dokumentu. Zapisz potwierdzenie złożenia oraz kopię przesłanych danych.

Forma papierowa

Zgłoszenie papierowe składa się do MSWiA. W tym trybie termin na publikację informacji o zbiórce albo wydanie decyzji o odmowie wynosi 7 dni roboczych.

Wydłużenie terminu ma znaczenie przy akcjach organizowanych w krótkim czasie. Jeżeli wydarzenie jest zaplanowane za tydzień, złożenie dokumentów papierowo w ostatnim momencie może być organizacyjnie ryzykowne. Uwzględnij czas potrzebny na dostarczenie dokumentów i zachowaj dowód ich złożenia.

Brak opłaty skarbowej za zgłoszenie oznacza, że nie musisz dodawać do dokumentów potwierdzenia przelewu. Nie oznacza natomiast, że można pominąć akt założycielski, opis celu albo dane wymagane w formularzu.

Odmowa publikacji a pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania

To dwa różne problemy i wymagają innej reakcji.

Odmowa publikacji informacji o zbiórce następuje w drodze decyzji administracyjnej. Minister odmawia, gdy cel zbiórki jest niezgodny z prawem, wykracza poza sferę zadań publicznych określoną w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a nie jest celem religijnym, albo gdy organizator nie wywiązał się z obowiązków związanych z poprzednią zbiórką.

Pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania wiąże się natomiast z brakami formalnymi. Jeżeli zgłoszenie jest niekompletne albo nie dołączono aktu założycielskiego komitetu społecznego, minister wzywa organizatora do uzupełnienia braków w terminie 7 dni. Jeżeli organizator nie uzupełni dokumentów w tym czasie, zgłoszenie pozostaje bez rozpoznania.

W praktyce oznacza to, że urząd nie rozstrzyga wtedy, czy sam cel zbiórki jest dopuszczalny. Zgłoszenie nie przechodzi pełnej procedury, ponieważ organizator nie dostarczył wymaganych danych lub dokumentów.

Siedem dni na uzupełnienie braków to termin procesowy dla organizatora, nie sugestia. Odczytaj wezwanie tego samego dnia i odpowiedz na każdy wskazany punkt.

Najczęstsze błędy we wniosku

W dokumentach dotyczących zbiórek publicznych powtarzają się te same uchybienia:

• złożenie zgłoszenia bez aktu założycielskiego komitetu;
• powołanie komitetu złożonego z mniej niż trzech osób;
• podanie różnych celów w formularzu i akcie założycielskim;
• niepełne dane członków komitetu;
• opisanie zbiórki internetowej tak, jakby była zbiórką publiczną;
• rozpoczęcie przyjmowania gotówki przed zakończeniem procedury;
• brak reakcji na wezwanie do uzupełnienia dokumentów;
• nieuregulowanie rozliczenia poprzedniej zbiórki przed zgłoszeniem kolejnej.

Ostatni punkt ma szczególne znaczenie dla organizacji, które prowadzą kilka akcji w roku. Brak terminowego sprawozdania z poprzedniej zbiórki może stać się podstawą odmowy publikacji informacji o kolejnej. Nie czekaj z rozliczeniem do momentu, w którym planujesz następną kampanię. Uporządkuj poprzednią dokumentację wcześniej.

Terminy, które trzeba zapisać w kalendarzu

W tej procedurze występują trzy podstawowe terminy:

Nie traktuj terminu publikacji jako terminu, w którym możesz rozpocząć zbieranie pieniędzy. Najpierw doprowadź do prawidłowego przeprowadzenia procedury. W dokumentacji akcji zapisz datę wysłania zgłoszenia, sposób jego złożenia, przewidywany termin publikacji oraz osobę odpowiedzialną za kontakt z urzędem.

Po opublikowaniu informacji zachowaj dane dotyczące zbiórki. Przydadzą się przy przygotowaniu materiałów dla wolontariuszy i przy późniejszym rozliczeniu. Puszki, skarbonki lub inne pojemniki używane podczas akcji powinny być przypisane do konkretnej zbiórki. Nie mieszaj środków z kilku inicjatyw tylko dlatego, że odbywają się tego samego dnia.

Gdy urząd wzywa do uzupełnienia

Wezwanie przeczytaj dosłownie. Nie odpowiadaj ogólnym pismem, że dokumenty zostały poprawione. Wskaż, który brak uzupełniasz, dołącz właściwy plik lub dokument i sprawdź, czy wszystkie dane są zgodne z pierwotnym zgłoszeniem.

Jeżeli urząd wskazał brak aktu założycielskiego, dołącz akt. Jeżeli problem dotyczy danych członka komitetu, popraw dane w wymaganym zakresie. Jeżeli nie rozumiesz wezwania, skonsultuj je przed upływem terminu, a nie po jego zakończeniu.

Siedmiodniowy termin na uzupełnienie ma praktyczne znaczenie także wtedy, gdy ostatni dzień wypada w czasie przygotowań do wydarzenia. Osoba odpowiedzialna za sprawy formalne nie może być jednocześnie nieosiągalna. Wyznacz zastępstwo i przechowuj dokumenty w miejscu dostępnym dla całego zespołu organizacyjnego.

Jak przygotować zbiórkę na marsz równości

Zbiórka towarzysząca marszowi równości często łączy kilka form wsparcia. Organizator może prowadzić przelewy internetowe, przyjmować gotówkę do puszek i zbierać rzeczy dla osób potrzebujących. Prawnie nie traktuj tych kanałów jako jednego mechanizmu.

Rozdziel je w dokumentacji:

• przelewy i płatności online nie wymagają zgłoszenia do MSWiA jako zbiórka publiczna;
• przyjmowanie gotówki w przestrzeni publicznej wymaga zgłoszenia zbiórki publicznej;
• zbieranie rzeczy w miejscu publicznym również mieści się w ustawowej definicji;
• cel zbiórki opisz tak, aby obejmował rzeczywiste przeznaczenie ofiar;
• każdą akcję przypisz do odpowiedzialnego organizatora.

Jeżeli podczas marszu wolontariusze mają przyjmować wyłącznie wpłaty przez kod płatniczy lub stronę internetową, nie jest to zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy. Jeżeli obok kodu pojawią się puszki na gotówkę, ta część wydarzenia wymaga już zgłoszenia. Nie wystarczy powiedzieć, że głównym kanałem są przelewy. Liczy się również fizyczny sposób przyjmowania ofiar.

Podobnie postępuj przy zbiórce rzeczy. Kontener ustawiony w przestrzeni publicznej, do którego osoby przekazują odzież lub inne przedmioty, nie jest tym samym co formularz internetowy, przez który ktoś deklaruje wysyłkę darów. Opisz faktyczny przebieg akcji, a nie tylko jej kampanię promocyjną.

Dokumenty przed rozpoczęciem akcji

Przed wysłaniem zgłoszenia przygotuj i sprawdź:

• dane organizatora lub członków komitetu;
• akt założycielski komitetu społecznego;
• potwierdzenie, że komitet liczy co najmniej trzy osoby z pełną zdolnością do czynności prawnych;
• jednolity opis celu zbiórki;
• opis sposobu przyjmowania ofiar;
• miejsca i czas prowadzenia zbiórki;
• informację o poprzednich zbiórkach i ich rozliczeniu;
• kopię zgłoszenia oraz potwierdzenie jego wysłania;
• kalendarz z terminem 3 albo 7 dni roboczych;
• osobę odpowiedzialną za reakcję na ewentualne wezwanie w ciągu 7 dni.

Nie rozpoczynaj akcji tylko dlatego, że formularz został wysłany. Odnotuj, kiedy informacja o zbiórce została opublikowana albo czy urząd wydał decyzję. Zachowaj korespondencję i dokumenty także po zakończeniu wydarzenia. Rozliczenie poprzedniej zbiórki może mieć wpływ na możliwość przeprowadzenia następnej.

Rejestracja zbiórki publicznej w praktyce jest procedurą przewidywalną. Nie wymaga uzyskania uznaniowej zgody na samą ideę akcji. Wymaga natomiast zgodności celu z prawem, prawidłowego składu komitetu, kompletnego zgłoszenia i pilnowania terminów. Najpierw rozdziel przelewy internetowe od gotówki i darów w naturze. Następnie przygotuj akt założycielski, sprawdź opis celu i wybierz właściwy sposób zgłoszenia. Na końcu zapisz terminy oraz wyznacz osobę, która nie przegapi wezwania urzędu. To właśnie te czynności najczęściej decydują, czy zbiórka ruszy bez formalnego opóźnienia.