Statut fundacji LGBT: co przygotować przed wizytą u notariusza

Druga rzecz, która pojawia się niemal od razu, to rozróżnienie statutu i aktu fundacyjnego — bo te dwa dokumenty mylą się ze sobą, a tylko jeden z nich wymaga formy notarialnej. Poniżej konkretna mapa: co musi znaleźć się w akcie fundacyjnym, co w statucie, jakie są terminy i koszty, i gdzie najczęściej ludzie się potykają.

Akt fundacyjny i statut — co właściwie podpisujesz u notariusza

Zanim wjedziesz do kancelarii notarialnej, musisz wiedzieć jedną rzecz, którą myli większość osób zakładających fundację: akt fundacyjny i statut to dwa osobne dokumenty, z których tylko jeden wymaga formy aktu notarialnego. To rozróżnienie wynika wprost z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach — oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji (czyli akt fundacyjny) musi mieć formę aktu notarialnego. Statut może zostać uchwalony w zwykłej formie pisemnej, ale w praktyce i tak sporządza się go razem z aktem u notariusza, żeby potem nie wracać do poprawiania nazwy, siedziby czy celów.

Dlaczego to takie ważne? Bo jeśli przyjdziesz do notariusza z samym statutem, notariusz odmówi sporządzenia aktu fundacyjnego. Jeśli przyjdziesz z samym aktem, KRS i tak zapyta o statut. Dokumenty idą w parze — i oba muszą się zgadzać co do nazwy fundacji, jej siedziby i celów.

Co konkretnie zabierasz na wizytę:

• dowód osobisty (albo inny dokument tożsamości fundatora),
• dane dotyczące siedziby fundacji,
• dokładnie określone cele fundacji,
• informację o kwocie funduszu założycielskiego.

To ostatnie — pytanie o cele — zazwyczaj rozstrzyga o długości całej procedury. Statut z celami „wstępnie naszkicowanymi" zwykle wraca do poprawy.

W akcie fundacyjnym wpisujesz oświadczenie, że ustanawiasz fundację, oraz nazwę i cele. Statut to osobny dokument — możesz go podpisać u notariusza albo dołączyć później, ale nazwa musi być w obu miejscach identyczna co do litery.

Nazwa fundacji — kiedy ustalić

Nazwa fundacji powstaje zanim usiądziesz z notariuszem. To nie jest pole do improwizacji w trakcie wizyty, bo wpisujesz ją do aktu fundacyjnego, a potem — słowo w słowo — do statutu. W nazwie musi znaleźć się słowo „fundacja" (wymóg formalny), dalej własna, wyróżniająca część. Skróty i określenia odnoszące się wprost do społeczności LGBT+ są dopuszczalne, o ile nie kolidują z już istniejącymi podmiotami w KRS. Warto to sprawdzić jeszcze przed wizytą u notariusza — bezpłatnie, w wyszukiwarce KRS na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Cele statutowe fundacji LGBT — jak je sformułować, żeby działały w praktyce

Cele statutowe to kręgosłup fundacji. Wpisujesz je do statutu zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o fundacjach, ale samo wyliczenie celów to nie jest formalność — to decyzja, która zdecyduje, co fundacja może robić, jakie granty pozyskiwać i przed jakimi problemami w KRS będzie musiała się tłumaczyć.

W kontekście działalności na rzecz społeczności LGBT+ cele mogą być sformułowane różnie. Najczęściej spotykane obszary:

• Wsparcie prawne i interwencja kryzysowa — pomoc prawna, interwencja w sytuacjach przemocy, kryzysów psychicznych czy zagrożenia bezdomnością wśród osób LGBT+ i ich rodzin.
• Edukacja i podnoszenie świadomości — programy edukacyjne, materiały dla szkół, instytucji publicznych i pracodawców, działania antydyskryminacyjne.
• Integracja i budowanie wspólnoty — przestrzenie spotkań, grupy wsparcia, wydarzenia dla osób migrujących i społeczności LGBT+.
• Działalność wydawnicza i badawcza — raporty, publikacje, dokumentacja prawna i socjologiczna dotycząca praw osób LGBT+ w Polsce.
• Rzecznictwo i monitorowanie praw — obserwowanie przestrzegania praw obywatelskich, interwencje u rzeczników praw obywatelskich, składanie skarg i wniosków.

Każdy z tych celów można wpisać do statutu osobno. Część praktyków zaleca formułowanie celów możliwie szeroko, ale jednocześnie konkretnie — żeby nie utknąć w zapisie, który wyklucza planowaną działalność, albo odwrotnie — żeby nie być tak ogólnikowym, że KRS albo ministerstwo właściwe ze względu na cele zakwestionuje statut.

Czego unikać w opisie celów

Dwa typowe błędy: cele zbyt wąskie (na przykład „wsparcie prawne wyłącznie osób transpłciowych w Warszawie") ograniczają działalność i utrudniają pozyskiwanie grantów ogólnopolskich; cele zbyt ogólne (w stylu „działalność na rzecz równości") mogą być kwestionowane jako niewystarczająco sprecyzowane. Statut musi pozwalać na realne działanie — i musi być spójny z rzeczywistą aktywnością, którą fundacja zamierza prowadzić.

Cele statutowe zobowiązują. Co wpiszesz, to będziesz musieć — lub móc — realizować. Traktuj statut jak instrukcję obsługi fundacji, a nie jak manifest.

Majątek, siedziba i zarząd — formalne filary statutu

Poza celami statut musi precyzyjnie określać trzy rzeczy: majątek fundacji, jej siedzibę oraz skład i organizację zarządu. To wymogi z art. 5 ust. 1 ustawy o fundacjach — nie można ich pominąć.

Fundusz założycielski i działalność gospodarcza

Fundusz założycielski to kwota, którą fundator przekazuje fundacji na start. Minimalna łączna kwota funduszu założycielskiego nie jest ustawowo sztywna, ale ustawa nakłada jeden konkretny wymóg: jeśli fundacja planuje prowadzić działalność gospodarczą, musi przeznaczyć na tę działalność co najmniej 1000 zł z funduszu założycielskiego. To nie jest kwota „założona" — to minimum ustawowe.

Jeśli fundacja nie zamierza prowadzić działalności gospodarczej (a wiele fundacji LGBT+ działa wyłącznie w formule non-profit), ten próg 1000 zł nie obowiązuje. W praktyce fundusze założycielskie oscylują wokół kilku tysięcy złotych, ale wysokość zależy od tego, co fundacja chce osiągnąć w pierwszych miesiącach.

Siedziba — co jest ważne przy wyborze

Siedziba fundacji to adres, pod którym fundacja jest zarejestrowana. Nie musi być to biuro z czynszem — adres do korespondencji też się kwalifikuje, ale musi zapewniać realną możliwość odbierania korespondencji. Korespondencja z CRBR, z NIP-8, z urzędu skarbowego i z ZUS przyjdzie właśnie tam. Adres „na kogoś" bez zgody właściciela nieruchomości albo bez realnej możliwości odbierania listów to problem, który wraca przy pierwszym wezwaniu z urzędu.

Skład zarządu i reprezentacja

Statut musi określać skład zarządu — minimum jedna osoba, w praktyce najczęściej od dwóch do pięciu członków. Musi też opisać sposób reprezentacji: kto może zaciągać zobowiązania w imieniu fundacji, czy potrzebny jest podpis dwóch członków zarządu łącznie, czy jednego. To są decyzje, które trzeba podjąć przed wizytą u notariusza — i warto je podjąć świadomie, bo zmiana sposobu reprezentacji wymaga potem zmiany statutu i nowego wpisu w KRS.

Koszty: notariusz, KRS i co jeszcze trzeba wliczyć

Zakładanie fundacji nie jest darmowe. Poniżej realne koszty, które trzeba uwzględnić w budżecie — bez ukrytych pozycji.

Opłata sądowa za wpis do KRS

Wpis fundacji do Krajowego Rejestru Sądowego kosztuje 250 zł dla fundacji nieprowadzącej działalności gospodarczej i 600 zł dla fundacji z działalnością gospodarczą. To są stawki wynikające z przepisów o opłatach sądowych. Wniosek o wpis składa się przez system Portal Rejestrów Sądowych, a po uzyskaniu wpisu fundacja zyskuje osobowość prawną i może działać.

Taksa notarialna

Taksa notarialna za sporządzenie aktu fundacyjnego zależy od taisy maksymalnej wynikającej z przepisów oraz od indywidualnego cennika kancelarii. Nie jest to kwota stała i trudno ją podać jednoznacznie bez znajomości konkretnej kancelarii. W praktyce warto przed wizytą zapytać wybraną kancelarię o całkowity koszt — łącznie z ewentualnymi opłatami za odpisy, wypisy i obsługę.

Inne pozycje w budżecie

Poza notariuszem i KRS w budżecie warto uwzględnić opłaty za pełnomocnictwa (jeśli fundator lub członkowie zarządu nie mogą stawić się osobiście), opłaty za dodatkowe odpisy aktu notarialnego dołączane do wniosku o wpis, a także ewentualne koszty doradcy prawnego przy sporządzaniu statutu. Łącznie proces od wizyty u notariusza do wpisu w KRS to wydatek rzędu od kilkuset do kilku tysięcy złotych — w zależności od tego, czy fundacja prowadzi działalność gospodarczą i jak rozbudowany jest statut.

Największe ryzyko finansowe to nie taksa notarialna, tylko źle napisany statut. Błąd w statucie oznacza poprawki, kolejne wizyty i kolejne opłaty — a czasem konieczność cofnięcia wniosku o wpis.

Po wpisie do KRS — pierwsze 21 dni fundacji

Samo uzyskanie wpisu do KRS to dopiero początek. Ustawa nakłada na świeżo zarejestrowane fundacje konkretne terminy, których przekroczenie oznacza odpowiedzialność karno-skarbową.

CRBR — 7 dni na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych

W ciągu 7 dni od uzyskania wpisu w KRS organy fundacji muszą zgłosić beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. W praktyce oznacza to wskazanie osób fizycznych, które faktycznie sprawują kontrolę nad fundacją — zazwyczaj fundatora i kluczowych członków zarządu. Formularz składa się elektronicznie, przez system CRBR. Brak zgłoszenia w terminie to wykroczenie zagrożone karą.

NIP-8 — 21 dni w urzędzie skarbowym

W ciągu 21 dni od uzyskania wpisu fundacja musi złożyć formularz NIP-8 w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby. To zgłoszenie danych uzupełniających — pozwala między innymi na przypisanie fundacji właściwego numeru rachunku bankowego do celów podatkowych i prawidłowe prowadzenie księgowości. Bez NIP-8 fundacja istnieje w KRS, ale formalnie nie jest w pełni „uruchomiona" wobec aparatu skarbowego.

Co jeszcze nie wolno zapomnieć w pierwszych tygodniach

W pierwszych tygodniach po wpisie warto pamiętać o założeniu rachunku bankowego — większość grantodawców wymaga konta w PLN na nazwę fundacji — oraz o uchwaleniu podstawowych regulaminów wewnętrznych: regulaminu zarządu, polityki ochrony danych osobowych (jeśli fundacja przetwarza dane — a robi to każda realnie działająca organizacja). To nie są wymogi ustawowe fundacji jako takiej, ale są wymogami, które pojawią się przy pierwszych poważniejszych kontaktach z grantodawcami, instytucjami publicznymi i odbiorcami działań.

Pułapki i jak przejść przez cały proces bez cofania

Lista najczęstszych błędów, które wracają przy zakładaniu fundacji w Polsce, w tym fundacji działających na rzecz społeczności LGBT+, plus schemat trzech kroków, który pozwala tych błędów uniknąć:

1. Niezgodność nazwy w akcie fundacyjnym i statucie. Nazwa w obu dokumentach musi być identyczna co do litery. Notariusz nie sprawdza za fundatora, czy nazwa jest już zajęta w KRS, a po wpisie zmiana nazwy wymaga zmiany statutu i nowego wpisu.

2. Brak jasno określonych celów. Zapis „działalność na rzecz równości" bez rozwinięcia może zostać zakwestionowany. Cele muszą być konkretne na tyle, żeby wiadomo było, co fundacja robi — i na tyle szerokie, żeby nie blokować przyszłej działalności.

3. Pomylenie aktu fundacyjnego ze statutem. Forma notarialna obowiązuje wyłącznie akt fundacyjny — oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji. Statut jest odrębnym dokumentem i nie wymaga formy notarialnej, choć najczęściej sporządza się go razem z aktem.

4. Nieprzemyślana struktura zarządu. Jednoosobowy zarząd może być wygodny na początku, ale utrudnia późniejsze pozyskiwanie grantów i podpisywanie umów. Dwu- lub trzyosobowy zarząd to standard.

5. Zapomnienie o CRBR i NIP-8. To nie są formalności „do zrobienia kiedyś" — to terminy ustawowe, po przekroczeniu których wchodzą sankcje.

6. Brak realnej siedziby. Adres „na kogoś" bez zgody właściciela nieruchomości albo bez realnej możliwości odbierania korespondencji to problem, który wraca przy pierwszym wezwaniu z urzędu.

Każdy z tych punktów to coś, co da się naprawić, ale każda naprawa kosztuje — czas, pieniądze, czasem reputację u pierwszych grantodawców. Dlatego lepiej działa schemat trzech kroków.

Przed notariuszem — ustal nazwę (i sprawdź ją w wyszukiwarce KRS), siedzibę, listę celów, skład zarządu i kwotę funduszu założycielskiego. Wszystko pisemnie, najlepiej w roboczej wersji statutu.

U notariusza — podpisz akt fundacyjny i (opcjonalnie) statut. Zabierz dowód tożsamości, dane adresowe i pełną wersję roboczą statutu.

Po notariuszu — złóż wniosek o wpis w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych, a po uzyskaniu wpisu pilnuj terminów: 7 dni na CRBR, 21 dni na NIP-8.

Jeśli cokolwiek w tym procesie zaczyna się komplikować — na przykład statut wymaga istotnych zmian albo pojawia się pytanie o specyfikę celów związanych ze społecznością LGBT+ — warto skonsultować się z prawnikiem lub organizacją parasolową, zanim cokolwiek zostanie podpisane. Poprawki po fakcie są zawsze droższe niż konsultacja przed.

Nie ma osobnej ustawy o fundacjach LGBT+ — działają one na podstawie ogólnej ustawy z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach i obowiązują je takie same procedury jak każdą inną fundację. To, co je wyróżnia, to cele statutowe i środowisko, w którym działają. Procedury można opanować, cele wymagają świadomej decyzji.