Zbiórka publiczna na cele statutowe: od zgłoszenia do rozliczenia

Najczęstszy błąd powstaje już na początku: organizator uznaje każdą kampanię fundraisingową za zbiórkę publiczną. Tymczasem przepisy obejmują tylko określony sposób zbierania pieniędzy lub darów.

Ustawa z 14 marca 2014 r. dotyczy zbierania ofiar w gotówce lub w naturze, w miejscu publicznym. Puszka podczas marszu równości, skarbonka ustawiona w lokalu, zbieranie artykułów higienicznych dla osób uchodźczych LGBT+ — to przykłady działań, które mogą mieścić się w tej definicji. Przelew na rachunek fundacji albo płatność przez internet podlegają innym zasadom.

Dlatego najpierw ustal, co faktycznie organizujesz. Dopiero potem wybierz właściwą procedurę.

Czym jest zbiórka publiczna na cele statutowe

Zbiórka publiczna to zbieranie ofiar:

• w gotówce, na przykład do puszek, skarbon lub koszy;
• w naturze, czyli w postaci rzeczy przekazywanych na określony cel;
• w miejscu publicznym, a więc w przestrzeni dostępnej dla nieokreślonej grupy osób.

Cel zbiórki musi mieścić się w sferze zadań publicznych albo mieć charakter religijny. W przypadku organizacji LGBT+ będzie to zwykle cel związany z działalnością statutową organizacji: pomocą osobom w kryzysie, przeciwdziałaniem dyskryminacji, edukacją antydyskryminacyjną, wsparciem osób migrujących lub integracją społeczności.

Nie wystarczy jednak ogólne przekonanie, że dana akcja jest społecznie potrzebna. Organizator powinien sprawdzić statut. Cel opisany w zgłoszeniu musi być zgodny z zakresem działalności organizacji albo z celem komitetu społecznego.

Jeżeli fundacja prowadzi działania na rzecz równego traktowania i chce zbierać środki na pomoc prawną dla osób LGBT+ w procedurze legalizacji pobytu, związek między celem zbiórki a działalnością statutową powinien być czytelny. Nie opisuj celu hasłem, które niczego nie wyjaśnia. Zamiast ogólnego sformułowania wskaż, na co mają zostać przeznaczone ofiary.

Możesz określić cel na przykład jako finansowanie pomocy prawnej, zakupu środków pierwszej potrzeby albo organizacji działań edukacyjnych. Opis powinien być zrozumiały dla darczyńców i możliwy do późniejszego rozliczenia.

Najpierw rozdziel dwa pojęcia: zbiórka publiczna dotyczy gotówki i darów w przestrzeni publicznej, a nie każdej formy pozyskiwania pieniędzy.

Co nie jest zbiórką publiczną

Nie każda akcja, podczas której organizacja otrzymuje pieniądze, podlega zgłoszeniu na portalu zbiorki.gov.pl. Zbiórką publiczną nie są w szczególności:

• wpłaty przelewem bezpośrednio na rachunek bankowy organizacji;
• płatności online za pośrednictwem serwisów płatniczych;
• crowdfunding internetowy;
• internetowa zbiórka na platformie fundraisingowej;
• sprzedaż przedmiotów podczas aukcji charytatywnej;
• sprzedaż biletów lub innych świadczeń podczas wydarzenia.

To nie oznacza, że takie działania są całkowicie pozbawione wymogów. Mogą wiązać się z zasadami rachunkowości, podatkami, regulaminem platformy albo obowiązkami informacyjnymi. Chodzi tylko o to, że nie są zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych.

Rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Jeśli podczas wydarzenia ustawisz puszkę, ta część akcji może być zbiórką publiczną. Jeśli równocześnie udostępnisz kod QR prowadzący do płatności online, wpłaty dokonane przez internet nie będą objęte tą samą procedurą zgłoszeniową. Opisz oba kanały osobno. Nie mieszaj ich w dokumentacji.

Kto może zorganizować zbiórkę

Zbiórkę publiczną może prowadzić między innymi fundacja, stowarzyszenie albo inna organizacja pozarządowa. Organizacja działa przez swoje uprawnione organy i w granicach celów statutowych.

Drugą możliwością jest komitet społeczny. To rozwiązanie przydatne wtedy, gdy akcję chcą zorganizować osoby, które nie mają własnej fundacji ani stowarzyszenia. Komitet musi zostać utworzony przez co najmniej trzy osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. Członkowie komitetu nie mogą być skazani za określone przestępstwa wskazane w przepisach.

Nie zgłaszaj zbiórki jako pojedyncza osoba fizyczna. Sama chęć przeprowadzenia akcji nie wystarczy. Najpierw powołaj komitet społeczny albo działaj przez organizację pozarządową.

W praktyce powołanie komitetu powinno być udokumentowane. Przygotuj dokument wskazujący:

• nazwę komitetu;
• dane jego członków;
• cel zbiórki;
• sposób prowadzenia akcji;
• osoby odpowiedzialne za kontakt i rozliczenie;
• zasady podejmowania decyzji w ramach komitetu.

Przepisy określają minimum organizacyjne. Nie zwalnia ono z rozsądnego zarządzania akcją. Ustal wcześniej, kto odbiera puszki, kto prowadzi ewidencję, kto odpowiada za przechowywanie zebranych środków i kto przygotuje sprawozdanie.

Zgodność celu ze statutem

Organizacja LGBT+ może prowadzić zbiórkę tylko w zakresie zgodnym ze swoimi celami. Weryfikacja statutu nie jest formalnością. To dokument, do którego można wrócić przy ocenie, czy środki zostały wydane zgodnie z deklaracją.

Przed zgłoszeniem wykonaj trzy czynności:

1. Odczytaj właściwe postanowienia statutu. Szukaj zapisów dotyczących pomocy społecznej, ochrony praw człowieka, równego traktowania, edukacji, integracji lub innych obszarów związanych z planowaną akcją.

2. Połącz cel zbiórki z konkretnym działaniem organizacji. Opisz, komu i w jaki sposób ma pomóc zebrana gotówka albo dar rzeczowy.

3. Zapisz sposób rozdysponowania ofiar. Nie musisz przewidywać każdej złotówki, ale cel powinien być realny i możliwy do sprawdzenia.

Jeżeli cel nie mieści się w statucie, nie rozwiązuj problemu samą zmianą nazwy akcji. Rozważ zmianę zakresu działania, współpracę z organizacją, której statut obejmuje dany cel, albo powołanie komitetu społecznego z prawidłowo określonym celem.

Zgłoszenie zbiórki: zrób to przed rozpoczęciem

Zgłoszenie zbiórki publicznej składa się na portalu zbiorki.gov.pl. Nie czekaj do dnia wydarzenia. Zgłoszenie elektroniczne trzeba przesłać co najmniej 3 dni przed planowanym rozpoczęciem zbiórki.

Jeśli wybierasz formę papierową, zachowaj dłuższy termin. Dokument należy złożyć co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem akcji.

Terminy liczą się przed rozpoczęciem zbiórki, a nie przed pierwszą publikacją informacji o wydarzeniu. Jeżeli zbiórka ma rozpocząć się w sobotę, nie planuj zgłoszenia elektronicznego na piątek. Zostaw margines na sprawdzenie danych i ewentualne problemy techniczne.

Zgłoszenie nie jest wnioskiem o wydanie pozwolenia. Od 2014 r. organizator nie musi uzyskiwać urzędowej zgody na przeprowadzenie zbiórki publicznej. Obowiązuje procedura zgłoszeniowa. To jednak nadal obowiązek prawny. Rozpoczęcie akcji bez wymaganego zgłoszenia może stworzyć problem organizacyjny i dowodowy.

Przygotuj opis akcji

Przed wypełnieniem zgłoszenia ustal podstawowe informacje:

• kto jest organizatorem;
• jaki jest cel zbiórki;
• kiedy i gdzie będzie prowadzona;
• czy będą zbierane pieniądze, dary rzeczowe czy oba rodzaje ofiar;
• w jaki sposób zostaną oznaczone puszki lub miejsca zbiórki;
• jak organizator zamierza rozdysponować zebrane ofiary.

Opis lokalizacji powinien pozwalać ustalić, gdzie faktycznie będzie prowadzona akcja. Nie ograniczaj się do hasła centrum miasta, jeżeli zbiórka ma odbywać się w kilku konkretnych miejscach. Uwzględnij wydarzenia, marsze, punkty informacyjne i inne lokalizacje, jeśli będą używane do zbierania ofiar.

Jeżeli planujesz zbiórkę podczas marszu równości, rozdziel dwa elementy wydarzenia. Sam udział w marszu, rozdawanie materiałów informacyjnych czy prowadzenie punktu edukacyjnego to nie to samo co zbieranie pieniędzy do puszek. Zgłoszenie powinno obejmować faktyczne miejsca i sposób przyjmowania ofiar.

Puszki, skarbonki i osoby zbierające

Zadbaj o identyfikację osób prowadzących akcję. Wolontariusz powinien wiedzieć, jaki jest cel zbiórki, kto ją organizuje i co zrobić z puszką po zakończeniu działania.

Puszki i skarbonki oznacz w sposób, który pozwala powiązać je ze zgłoszoną zbiórką. Nie używaj przypadkowych pojemników bez opisu. Przy większej akcji prowadź prostą ewidencję: numer puszki, osoba odpowiedzialna, miejsce wydania, moment zwrotu i wynik liczenia.

Takie rozwiązanie nie zastępuje ustawowego sprawozdania. Ułatwia jednak jego przygotowanie i ogranicza ryzyko, że po zakończeniu wydarzenia nie będzie wiadomo, ile zebrano w poszczególnych punktach.

Zbiórka publiczna a wpłaty online

Wiele organizacji łączy zbiórkę uliczną z kampanią internetową. To praktyczne, ale wymaga rozdzielenia kanałów.

Wpłata elektroniczna dokonana bezpośrednio na rachunek bankowy albo za pośrednictwem serwisu płatności online nie stanowi zbiórki publicznej w rozumieniu ustawy. Nie trzeba zgłaszać jej na portalu zbiorki.gov.pl tylko dlatego, że jest częścią kampanii prowadzonej równolegle z akcją w przestrzeni publicznej.

Przykład:

• w sobotę wolontariusze zbierają gotówkę do puszek podczas wydarzenia — ta część wymaga zgłoszenia;
• organizacja publikuje numer rachunku bankowego — przelewy nie są zbiórką publiczną;
• darczyńcy przekazują środki przez platformę płatniczą — płatności online nie podlegają zgłoszeniu jako zbiórka publiczna;
• podczas aukcji sprzedawane są koszulki, plakaty albo bilety — sprzedaż podlega innym zasadom.

Nie oznacza to, że możesz dowolnie mieszać pieniądze z puszek i wpłaty online. Rozdziel ewidencję. Prowadź osobne zestawienie dla gotówki zebranej w przestrzeni publicznej oraz dla wpłat na rachunek lub przez platformę. To najprostszy sposób na zachowanie transparentności.

W komunikacji dla darczyńców również używaj precyzyjnych określeń. Napisz, że puszka służy do zbiórki publicznej, a kod QR prowadzi do płatności internetowej. Nie sugeruj, że wszystkie wpłaty są rozliczane w identyczny sposób.

Dary rzeczowe wymagają takiej samej dyscypliny

Zbiórka publiczna może dotyczyć nie tylko pieniędzy. Obejmuje również ofiary w naturze. Ma to znaczenie przy akcjach pomocowych skierowanych do osób w kryzysie bezdomności, osób uchodźczych, rodzin potrzebujących wsparcia albo uczestników programów interwencyjnych.

Jeśli zbierasz żywność, środki higieniczne, odzież, materiały biurowe lub inne rzeczy, określ ich przeznaczenie. Nie przyjmuj wszystkiego bez planu. Organizacja powinna wiedzieć, gdzie dary zostaną przewiezione, kto je odbierze i według jakich zasad zostaną rozdysponowane.

Przygotuj prostą ewidencję:

• rodzaj przekazanych rzeczy;
• przybliżoną ilość;
• datę i miejsce przyjęcia;
• sposób przekazania potrzebującym;
• osobę odpowiedzialną za odbiór.

W przypadku darów rzeczowych dokładne wycenienie każdej ofiary może być trudne. Nie oznacza to, że można zrezygnować z dokumentowania akcji. Zdjęcia, protokoły przekazania, listy odbioru i wewnętrzne zestawienia pomogą wykazać, że zebrane rzeczy trafiły na zadeklarowany cel.

Rozliczenie zbiórki: 30 dni i 3 miesiące

Zakończenie zbiórki nie kończy obowiązków organizatora. Trzeba przygotować dwa rodzaje informacji.

Pierwsze sprawozdanie dotyczy zebranych ofiar. Złóż je na portalu zbiorki.gov.pl w terminie 30 dni od zakończenia zbiórki.

Drugie sprawozdanie dotyczy rozdysponowania zebranych ofiar. Składa się je w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego. Ten dokument pokazuje, co stało się z pieniędzmi lub darami po zakończeniu akcji.

Nie odkładaj dokumentacji na ostatni moment. Termin na pierwsze sprawozdanie jest krótki. Po zakończeniu akcji zamknij liczenie, uporządkuj protokoły i zabezpiecz dowody przekazania darów.

Jak przygotować rzetelne rozliczenie

Po zakończeniu zbiórki działaj według stałej kolejności:

1. Zamknij zbiórkę w terenie. Zbierz wszystkie puszki, skarbonki i dary. Zapisz, kto je przekazał i kiedy to nastąpiło.

2. Policz gotówkę w obecności co najmniej dwóch osób. Sporządź protokół. Wpisz datę, liczbę puszek, kwotę i podpisy osób uczestniczących w liczeniu.

3. Posegreguj dary rzeczowe. Zapisz ich rodzaj i ilość. Przygotuj dokument przyjęcia.

4. Porównaj wynik z ewidencją. Jeżeli brakuje puszki albo dokumentu, wyjaśnij to przed złożeniem sprawozdania.

5. Złóż sprawozdanie z zebranych ofiar w ciągu 30 dni.

6. Dokumentuj wydatki i przekazania. Zachowaj faktury, rachunki, umowy, protokoły oraz potwierdzenia przekazania.

7. Złóż sprawozdanie z rozdysponowania w ustawowym terminie.

Nie deklaruj w materiałach promocyjnych celu, którego później nie da się rozliczyć. Jeżeli zbierasz na pomoc prawną, dokumentuj finansowanie tej pomocy. Jeżeli zbierasz rzeczy dla konkretnej grupy, pokaż, w jaki sposób zostały przekazane.

Sprawozdanie powinno odpowiadać na proste pytanie: ile zebrano i co z tym zrobiono. Jeżeli dokumentacja tego nie pokazuje, problemem nie jest tylko forma sprawozdania. Problem powstał wcześniej, na etapie organizacji akcji.

Transparentność buduje zaufanie do działań równościowych

Organizacje LGBT+ często działają w warunkach ograniczonych zasobów. Zbiórka może finansować pomoc interwencyjną, transport, nocleg, konsultację prawną, materiały edukacyjne albo działania podczas marszu równości. W takich sprawach darczyńcy chcą wiedzieć, czy ich pieniądze trafiły do właściwego miejsca.

Transparentność nie oznacza ujawniania danych osób korzystających z pomocy. Chodzi o pokazanie mechanizmu działania organizacji. Poinformuj:

• jaki jest cel zbiórki;
• kto jest organizatorem;
• gdzie i kiedy prowadzona jest akcja;
• jakie kanały wpłat są objęte zbiórką publiczną, a jakie działają niezależnie;
• kiedy zostanie złożone sprawozdanie;
• na jakie działania przeznaczono zebrane środki.

Chroń dane osób, które otrzymują wsparcie. W rozliczeniach nie publikuj informacji pozwalających łatwo zidentyfikować osobę korzystającą z pomocy prawnej, psychologicznej, mieszkaniowej lub interwencyjnej. Transparentność finansowa nie daje prawa do ujawniania danych wrażliwych.

Warto także z góry ustalić, co stanie się z nadwyżką. Jeśli zbiórka przekroczy zakładaną kwotę, organizacja powinna mieć jasną zasadę dalszego wykorzystania środków. Najbezpieczniej opisać ją w komunikacie dla darczyńców i powiązać z celem statutowym.

Najczęstsze pułapki organizacyjne

W podobnych akcjach problemy powtarzają się w kilku miejscach.

1. Rozpoczęcie zbiórki przed zgłoszeniem. Publikacja informacji nie zastępuje zgłoszenia. Nie ustawiaj puszek, zanim nie dopełnisz wymaganej procedury.

2. Traktowanie przelewu i gotówki jako jednego kanału. Rozdziel pieniądze z puszek od wpłat online.

3. Nieprecyzyjny cel. Hasło na rzecz społeczności nie pokazuje, co stanie się z ofiarami. Podaj konkretny kierunek działania.

4. Brak zgodności ze statutem. Sprawdź, czy organizacja może realizować opisany cel.

5. Brak ewidencji puszek. Numeruj pojemniki i zapisuj osoby odpowiedzialne za ich odbiór.

6. Liczenie pieniędzy bez protokołu. Sam wpis w arkuszu może nie wyjaśnić, skąd pochodzi kwota. Sporządź dokument z datą i podpisami.

7. Odkładanie sprawozdania. Termin 30 dni od zakończenia zbiórki szybko mija.

8. Mieszanie sprzedaży ze zbiórką. Aukcja charytatywna i sprzedaż biletów nie są zbiórką publiczną. Rozlicz je według właściwych zasad.

Dokumenty, które przygotuj przed rozpoczęciem

Przed uruchomieniem zbiórki zgromadź w jednym miejscu:

• aktualny statut organizacji albo dokument powołania komitetu społecznego;
• dane organizatora i osób odpowiedzialnych;
• opis celu zbiórki;
• harmonogram oraz listę miejsc prowadzenia akcji;
• potwierdzenie zgłoszenia na portalu zbiorki.gov.pl;
• ewidencję puszek i osób zbierających;
• wzór protokołu liczenia gotówki;
• wzór protokołu przyjęcia darów rzeczowych;
• zasady przechowywania i przekazywania zebranych ofiar;
• plan dokumentowania wydatków i rozdysponowania środków.

Po zakończeniu zachowaj:

• protokoły liczenia;
• zestawienie zebranych kwot;
• ewidencję darów;
• faktury i rachunki;
• potwierdzenia przekazania środków lub rzeczy;
• kopie sprawozdań;
• dokumenty potwierdzające ich złożenie.

Najważniejsze terminy są krótkie i łatwe do zapamiętania: zgłoszenie elektroniczne co najmniej 3 dni przed akcją, zgłoszenie papierowe co najmniej 7 dni wcześniej, sprawozdanie z zebranych ofiar w ciągu 30 dni od zakończenia zbiórki oraz sprawozdanie z rozdysponowania w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego.

Zbiórka publiczna dla organizacji LGBT może być prostym narzędziem finansowania działań równościowych, jeśli od początku rozdzielisz trzy kwestie: cel, sposób zbierania i rozliczenie. Zgłoś akcję przed rozpoczęciem. Prowadź osobną ewidencję gotówki i wpłat online. Dokumentuj przekazywanie darów. Nie używaj ogólnych opisów tam, gdzie potrzebny jest konkretny cel statutowy.

Prawo nie wymaga pozwolenia na taką zbiórkę. Wymaga natomiast, aby organizator wiedział, co zbiera, dla kogo, w jakiej formie i jak później pokaże wynik.